I. ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM
PT Total Solution adalah sebuah perusahaan distribusi hardware peralatan komputer (PC, jaringan dan software) di Yogyakarta yang didirikan pada tanggal 28 Agustus 1991. Perusahaan tersebut membeli barang dari berbagai suplier dalam partai besar. Barang-barang tersebut dikemas dan didistribusikan ke retailer seluruh wilayah DIY dan Jawa tengah. Mula-mula perusahaan tersebut merupakan firma yang dikelola oleh Bisma Nur Zaman dan Ahmad Setiawan. Ahmad Setiawan sebagai manajer produksi penghasil kosmetik, sedangkan Bisma Nur Zaman bertindak sebagai manajer pemasaran pada perusahaan yang sama.
Setelah mencermati bahwa perusahaan distribusi sejenis berperan penting dalam melayani toko kecil yang tidak mampu memperoleh diskon dari pabrik-pabrik besar, maka mereka memulai usaha di bidang peralatan komputer pada tahun 1994, masing-masing memberikan kontribusi modal yang sama dan membagi laba yang sama besar.
Sejak tahun 1994 perusahaan berubah menjadi PT dengan pengesahan untuk menerbitkan 20.000 lembar saham dengan nominal per lembarnya Rp100.000,00. Dari saham yang disahkan untuk diterbitkan tersebut, 6.000 lembar saham diterbitkan. Ahmad Setiawan dan Bisma Nur Zaman masingmasing menerima 2.000 lembar saham sebagi pengganti kepemilikannya pada firma. Sedangkan Daffa Romero dan Kurnia Candra masing-masing menerima 1.000 lembar saham dengan dibayar tunai. Modal yang diperoleh oleh Daffa Romero dan Kurnia Candra digunakan untuk memperluas usahanya. Ekspansi tersebut meningkatkan volume penjualan dan selanjutnya meningkatkan laba.
Pada tahun 1995, 3.250 lembar saham lainnya diterbitkan. Ahmad Setiawan membeli 2.000 lembar saham, sedangkan 1.250 lembar dibeli oleh 10 orang lainnya. Saham perusahaan tidak diperjualbelikan di pasar modal.

II. PERMASALAHAN – PERMASALAHAN
Permasalahan – permasalahan yang terjadi ini telah diuraikan di tahap perencanaan system, yaitu sebagai berikut :
1. Adanya kesalahan pada faktur seperti item.
2. Adanya kesalahan pencatatan pada surat pengantar pembayaran.




III. IDENTIFIKASI PENYEBEB MASALAH
Permasalahan – permasalahan terjadi tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi mesti ada yang menyebabkan. Kami mengidentifikasi penyebab dari masalah-masalah yang terjadi sebagai berikut :
1. Adanya kesalahan pada faktur seperti item, kenyataannya item tersebut sudah tidak lagi di gudang.
2. Terjadinya kesalahan pencataatan pada surat pengantar pembayaran,karena ketidaktelitian pencatatan.
Dengan demikian penyebab terjadinya masalah-masalah yang mampu kami identifikasi adalah sebagai berikut :
1. Barang yang di pesan sering tidak ada
2. Kurang teliti pada pencatatan
3. Kuranmg lengkapnya bukti dokumen yang berkualitas

IV. IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN
Berdasar pada dokumen bagan alir system untuk system lama yang ada di PT TOTAL SOLUTION, kami mencoba untuk mengidentifikasikan titik-titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan terjadinya penyebab masalah ini. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi, dengan mengidentifikasikan titik-titik keputusan ini, kami berusaha untuk melacak dari mana penyebab-penyebab masalah tersebut terjadi :
1. Penanganan barang yang di pesan sering tidak ada, yaitu dengan cara mengontrol persediaan di gudang setiap saat kemudian menyetok barang-barang yang di butuhkan pelanggan sehingga tidak terjadi kehabisan stok pada saat terjadinya pemesanan barang oleh pelanggan.
2. Penanganan terjadinya kesalahan pencatatan yaitu dengan cara harus di adakannya pengecekan kembali apabila melakukan proses pencatatan sebelum dip roses kembali ke proses berikutnya.
3. Proses pembuatan order penjualan di bagian order penjualan.
4. Proses evaluasi kredit dibagian kredit
5. Proses pembuatan dokumen pengiriman di bagian pengiriman
6. Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman di bagian billing
7. Kebenaran data di faktur di bagian billing
8. Proses pencatatan penerimaan di bagian penerimaan kas.(tugas kelompok)